¿Cómo importar Participantes?

Descripción

En este artículo se muestran los pasos para importar participantes a una encuesta desde la Consola de Administrador +ORDEN (Consola).

Prerrequisitos

Para agregar Participantes a una Encuesta General es necesario agregar primero las Preguntas de la encuesta. De lo contrario, no se permitirá agregar participantes. Realiza los pasos de la guía ¿Cómo agregar preguntas?, este prerrequisito no aplica para encuestas de tipo NOM 035.

Proceso

1. En el menú lateral posiciónate en Encuestas, selecciona el renglón de la encuesta en la que requieras importar Participantes y en el menú de acciones (…) da clic en Participantes.

2. Se mostrará la pantalla Encuestas: Participantes da clic en el botón Agregar.

Nota: También puedes seleccionar la opción Importar Participantes en el menú de Más acciones.

3. Aparecerá la pantalla Importar Participantes, en esta sección podrás Subir el archivo con los empleados a los que se les aplicará la encuesta. Consulta la información que es necesario agregar a continuación:

Se muestra el nombre de la Encuesta.
Selecciona de la lista desplegable la Empresa donde se realizará la importación.
Para importar participantes descarga y usa el Formato de ejemplo.csv. Abre el archivo e ingresa los datos que se solicitan de los empleados como se muestra en el siguiente ejemplo:
Guarda el archivo en tu computadora en formato .csv. Da clic en Selecciona un documento e impórtalo.
Se mostrará en pantalla el nombre que le diste al archivo, si lo requieres puedes dar clic en el ícono de Borrar e importar otro archivo.
Al marcar la casilla Enviar invitación a participantes sin registro en +ORDEN a los participantes sin registro se les enviará una invitación para registrarse por SMS o correo (según el dato importado).
Da clic en Siguiente para continuar.

Consideraciones

Considera que para poder enviar invitaciones a los participantes que aún no se han registrado en +ORDEN, es necesario que cumplan con las siguientes condiciones:
- Que el participante cuente con al menos un recibo timbrado en Recibo Digital.
- La empresa de donde se tomaron los datos de importación sea la misma donde fueron timbrados los participantes.
- Es necesario que el archivo de importación cuente con los datos de contacto, por ejemplo: teléfono celular o correo electrónico.
En caso de requerir información de los posibles errores en la importación, revisa el artículo Manejo de errores en importación de participantes.
En caso de requerir un ejemplo de formato para el archivo de importación descarga el Ejemplo de formato.csv que se muestra en la pantalla.

4. Se mostrará en la pantalla Importar Participantes: Validar Archivo con la siguiente información de la lectura del archivo de importación:

Nombre de la Encuesta y Empresa en la que se realizará la importación.
Número de Registros leídos en el archivo de importación.
Se muestra el Total de participantes a importar.
Da clic en Importar archivo.

5. En la siguiente pantalla se muestran los Resultados de la importación con la siguiente información:

Nombre de la Encuesta y Empresa en la que se realizó la importación.
Los Nuevos participantes importados.
Se muestra en Anteriormente importados el número de participantes importados con anterioridad.
Se indica el número de participantes Sin registro en +ORDEN.
Se muestra el Total de participantes importados.
En Desglose de participantes sin registro en +ORDEN se indica:
- Invitados: indica el total de participantes a los que se les envió la invitación a registrarse en +ORDEN.
- Sin dato para invitación: indica el total de participantes que no cuenta con información para enviar la invitación a registrarse en +ORDEN.

6. Se mostrará en la pantalla Encuestas: Participantes la información importada de los participantes:

Consideraciones

Si la casilla Enviar invitación a participantes sin registro en +ORDEN no se encuentra marcada, no se invitará a los participantes a registrarse a +ORDEN.
Considera que en caso de necesitarlo es posible importar más de una lista de participantes.
Si al realizar el proceso de Importar Participantes alguno se encuentra repetido, no se perderá su avance, siempre y cuando se trate de la misma encuesta.
En el menú desplegable de Más acciones se muestran las opciones de Importar, Borrar Participantes y Enviar Notificaciones.
También puedes utilizar el botón de Agregar para importar más participantes y utilizar los íconos de Borrar, Imprimir, Descargar, Actualizar o Buscar.

Glosario de términos

Consola +ORDEN

Es una plataforma del sistema +ORDEN donde se realizan todas las configuraciones requeridas por un módulo.

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Actualizado hace: 1 año en Otros

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