¿Cómo agregar un documento?

El siguiente artículo describe los pasos para agregar un documento desde la Consola de Administrador +ORDEN (Consola).

Antes de empezar…

  • Los filtros que se configuran desde el módulo de Noticias también se aplican en el módulo de Documentos, ya que ambos comparten la misma configuración. Por ello, es importante definir los filtros antes de agregarlos a los Documentos.

Proceso

1. En el menú lateral, selecciona la opción Documentos y da clic en el botón de Agregar.  También puedes seleccionar en el menú de Más acciones la opción Agregar Documento.

2. Aparecerá la pantalla Agregar Documento, en esta pantalla llena el formulario para agregar el documento, los campos marcados con asterisco son obligatorios.

  • Selecciona la Empresa en la que será visible el documento, se pueden seleccionar una o Todas las empresas.

  • Indica un Código para identificar al documento. El dato tiene que ser no mayor 10 caracteres. Este valor debe ser único para cada documento.

  • En Nombre indica un título del documento que será visible para el empleado.

  • Agrega una breve Descripción del documento, este campo se mostrará a los empleados antes de abrir el documento.

  • El apartado de Documento permite subir el documento, puedes arrastrar el documento o dar clic en el botón Selecciona un documento, esto abrirá el navegador de carpetas para poder ubicar el documento. Es necesario que el archivo se encuentre en formato PDF y no supere el tamaño de 2 MB.

  • Una vez llenado el formulario, da clic en el botón Siguiente.

3. El siguiente paso permite Configurar filtros, selecciona uno o más filtros previamente configurados (por ejemplo: Turno, Género, Departamento, etc.). Da clic en Terminar.

Consideraciones

  • Para que un documento pueda filtrarse, es necesario asignarlo a una empresa específica.
  • No es posible aplicar filtros si el documento se publica con la opción Todas las empresas. Si requieres que un mismo documento esté disponible en varias empresas con filtros, deberás subirlo por separado para cada empresa.
  • Cuando eliminas un filtro desde Noticias, este ya no podrá aplicarse a nuevos documentos. Sin embargo, los documentos que ya lo tenían no se verán afectados hasta que se editen nuevamente.
  • Al editar un documento, los filtros disponibles se actualizan automáticamente con base en los filtros activos de la empresa. Si alguno de los filtros anteriores ya no existe, se eliminará del documento.

4. Al terminar, se mostrará el nuevo documento en la lista del módulo.

 

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Clasificación: Pública.

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